Spravovať vo firme jeden štandard ISO je už dnes bežnou záležitosťou. Čo však robiť v situácii, keď vaša spoločnosť implementuje alebo plánuje certifikáciu viacerých noriem naraz? Napríklad systém manažérstva kvality ISO 9001, environmentálny manažment ISO 14001 či bezpečnosť a ochranu zdravia pri práci ISO 45001?

Mnoho firiem robí chybu, že ku každej norme pristupuje izolovane. Vytvárajú si duplicitnú dokumentáciu, organizujú oddelené audity a zaťažujú svojich zamestnancov papierovačkami. Riešením je Integrovaný manažérsky systém (IMS), ktorý dokáže spojiť rôzne oblasti riadenia do jedného funkčného celku.

V spoločnosti PQM sa špecializujeme na certifikáciu manažérskych systémov pre malé a stredné podniky a v tomto článku vám ukážeme, prečo je prechod na IMS tou najefektívnejšou cestou k úspore nákladov a času.

Čo je to Integrovaný manažérsky systém (IMS)?

Predstavte si firemné procesy ako ozubené kolesá. Ak pre každú normu ISO postavíte samostatný systém, kolesá sa budú otáčať nezávisle, často proti sebe a s veľkým trením. IMS integruje spoločné prvky viacerých noriem do jedného nadřadeného systému.

Moderné normy ISO totiž využívajú jednotnú štruktúru známu ako Harmonised Structure (alebo Annex SL). Táto štruktúra zabezpečuje, že kľúčové kapitoly (ako kontext organizácie, líderstvo, plánovanie, podpora či hodnotiace procesy) sú vo všetkých hlavných normách rovnaké.

3 hlavné dôvody, prečo sa oplatí prejsť na IMS

1. Finančná úspora a výhodnejšie podmienky certifikácie

Najhmatateľnejším benefitom IMS je priama úspora finančných prostriedkov. Pri oddelenej certifikácii platíte za každý audit osobitne, čo znamená viacero výjazdov audítorov a dlhší čas strávený posudzovaním.

Nižšie náklady: V PQM ponúkame výhodnejšie cenové podmienky, ktoré sú ďalej optimalizované pri certifikácii viacerých systémov naraz. Platíte za jeden komplexný proces, nie za viacero samostatných akícií.

Spoločný audit: Pri certifikácii IMS prebieha posudzovanie viacerých noriem naraz (tzv. integrovaný audit).

2. Dramatická úspora času a menej administratívy

V non-integrovanom prostredí majú firmy často samostatnú dokumentáciu pre kvalitu, zvlášť pre ekológiu a ďalšiu pre bezpečnosť práce. Zamestnanci v tom majú zmätok a manažment stráca prehľad.

Efektívnejšie riadenie zmien: Ak aktualizujete firemný proces, meníte ho iba na jednom mieste, a nie v troch rôznych príručkách. Vaši zamestnanci tak netrávia hodiny študovaním prebytočnej administratívy.

Jediná sada smerníc: V IMS spojíte napríklad politiku kvality a environmentálnu politiku do jedného spoločného dokumentu.

3. Odstránenie duplicity a efektívnejšie riadenie rizík

Riadenie rizík, interné audity, preskúmanie vedením či riešenie nezhôd sú v normách ISO identické. Ak máte IMS, robíte tieto činnosti iba raz ročne, namiesto toho, aby ste ich pre každú normu opakovali separátne. Získate tak čistý, transparentný a logický pohľad na fungovanie celej firmy, čo ocení nielen vedenie, ale aj obchodní partneri a klienti.

Aké kombinácie noriem sú v praxi najčastejšie?

Firmy najčastejšie integrujú normy podľa svojho zamerania a potrieb trhu. V podmienkach PQM najčastejšie realizujeme spojené audity pre tieto kombinácie:

ISO 9001 + ISO 14001 (Kvalita + Životné prostredie) – ideálne pre výrobné podniky a stavebníctvo.

ISO 9001 + ISO 14001 + ISO 45001 (Kvalita + Životné prostredie + Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci) – tzv. „zlatá trojica“ pre priemyselné a dodávateľské spoločnosti.

ISO 9001 + ISO/IEC 27001 (Kvalita + Informačná bezpečnosť) – obľúbená voľba pre IT firmy, technologické spoločnosti a poskytovateľov služieb.

Ako prebieha prechod na IMS so spoločnosťou PQM?

Ak už vo firme máte zavedenú napríklad len ISO 9001 a chcete pridať ďalšiu normu, nemusíte začínať od nuly. Proces integrácie s našou podporou prebieha nasledovne:

Gap analýza (Analýza medzier): Posúdime váš súčasný stav a zistíme, ktoré procesy už spĺňajú požiadavky novej normy a čo je potrebné doplniť.

Úprava dokumentácie: Pomôžeme vám zlúčiť existujúce smernice do jednotného IMS štýlu bez zbytočnej miery byrokracie.

Vykonanie integrovaného auditu: Náš skúsený tím audítorov posúdi všetky systémy naraz priamo vo vašej firme, čím minimalizujeme narušenie vašich každodenných pracovných činností.

Vydanie certifikátov: Získate certifikáty pre jednotlivé normy, ale s obrovskou výhodou efektívne spravovaného systému.

Zhrnutie

Budovanie samostatných ostrovčekov pre každú ISO normu je minulosťou. Integrovaný manažérsky systém (IMS) šetrí čas vašich zamestnancov, znižuje náklady na certifikáciu a prináša do firmy poriadok a štruktúru.

Plánujete rozšíriť vašu certifikáciu alebo zefektívniť súčasné procesy? Kontaktujte tím PQM ešte dnes, radi vám pripravíme nezáväznú cenovú ponuku ušitú na mieru pre váš malý či stredný podnik.